Wat kost een congreslocatie – en hoe kies je een duurzame optie? 

Een congres organiseren is een flinke onderneming. Je hebt sprekers, catering, techniek en natuurlijk: een geschikte locatie. Maar wat kost zo’n congreslocatie eigenlijk? En als je duurzaam wilt ondernemen, hoe weet je of de locatie die je kiest milieuvriendelijk is? In dit blog duiken we in de kosten en laten we zien hoe je duurzaamheid meeneemt in je keuze.

Gemiddelde kosten van een congreslocatie

De kosten van een congreslocatie lopen sterk uiteen en zijn afhankelijk van onder andere: 

• de grootte van de ruimte(s), 

• de locatie (stad, regio, bereikbaarheid), 

• de faciliteiten (techniek, meubilair, breakout rooms), 

• en de duur van het evenement. 

Als richtlijn kun je denken aan: 

• Kleine locaties (tot 50 personen): €500 – €1.500 per dagdeel 

• Middelgrote locaties (50–200 personen): €1.500 – €4.000 per dag 

• Grote congreslocaties (200+ personen): €4.000 – €10.000+ per dag 

Daar komen vaak nog kosten bij voor techniek (AV), catering, op- en afbouw, personeel en parkeergelegenheid. 

Wat krijg je voor je geld? 

Een goede congreslocatie biedt veel meer dan vier muren. Vaak zit bij de prijs inbegrepen: 

• Professionele AV-apparatuur (microfoons, schermen, livestreammogelijkheden) 

• Begeleiding of ondersteuning vanuit het locatiebeheer 

• Flexibele ruimtes voor plenaire en parallelle sessies 

• WiFi, stoelen en tafels, en soms zelfs brandingmogelijkheden 

• Basis schoonmaak en beveiliging 

Let op: sommige locaties bieden pakketten aan, waarbij bijvoorbeeld catering en techniek zijn inbegrepen, terwijl andere alles los factureren. Vergelijk daarom goed wat er precies in de prijs zit. 

Duurzaam organiseren: steeds belangrijker 

Naast prijs en faciliteiten wordt duurzaamheid een steeds belangrijkere factor in de keuze voor een congreslocatie. Zowel bedrijven als bezoekers verwachten dat evenementen een kleinere ecologische voetafdruk achterlaten. Gelukkig zijn er steeds meer locaties die hierop inspelen. 

Wat maakt een congreslocatie duurzaam? 

Energiegebruik 

Een duurzame locatie maakt gebruik van groene stroom, energiezuinige verlichting en efficiënte klimaatbeheersing. Sommige gebouwen zijn zelfs energieneutraal of dragen een BREEAM-certificaat (duurzaam bouwen). 

Catering 

Kies voor locaties die biologische, seizoensgebonden en lokale catering aanbieden. Minder vlees, geen plastic verpakkingen en restafvalreductie zijn hier belangrijke aandachtspunten. 

Bereikbaarheid en mobiliteit 

Een congreslocatie dicht bij OV-knooppunten of met laadpalen voor elektrische auto’s helpt jouw evenement groener te maken. Sommige locaties stimuleren ook fietsgebruik of bieden shuttlediensten aan. 

Afvalbeheer 

Een duurzame locatie zorgt voor afvalscheiding, beperkt single-use materialen en werkt samen met duurzame leveranciers. 

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) 

Kijk ook naar de bredere impact van een locatie. Worden er lokale partners betrokken? Is er aandacht voor inclusiviteit? Wordt personeel eerlijk behandeld? 

De duurzame meerprijs: wat kost het? 

Veel mensen denken dat duurzaam altijd duurder is. Dat hoeft niet zo te zijn. Sterker nog, sommige duurzame keuzes leveren juist kostenbesparingen op. 

Voorbeelden: 

• Minder afval = minder kosten voor afvalverwerking 

• Lokaal inkopen = minder transportkosten 

• Digitale hand-outs in plaats van print = kostenbesparing én milieuwinst 

Wel is het zo dat sommige duurzame locaties een hogere huurprijs hanteren vanwege investeringen in groene energie of circulaire bouw. Denk aan een meerprijs van 10–20%. Maar die extra kosten zijn vaak te verantwoorden – zeker als je duurzaamheid meeneemt in je eigen MVO-rapportage of marketing. 

Slim combineren: prijs & duurzaamheid 

Wil je niet kiezen tussen betaalbaar en groen? Dan zijn hier een paar tips: 

Vergelijk locaties op basis van totaalpakket 

Een iets duurdere locatie met inbegrepen duurzame catering kan goedkoper zijn dan een goedkope ruimte waar je alles apart moet regelen. 

Kijk buiten de Randstad 

Congreslocaties in steden als Zwolle, Amersfoort of Breda zijn vaak betaalbaarder én duurzamer dan toplocaties in het hartje van Amsterdam. 

Onderhandel over pakketten 

Veel locaties zijn bereid om duurzame keuzes aan te moedigen met korting of flexibele pakketten. 

Tot slot: maak bewuste keuzes 

Of je nu een groot internationaal congres organiseert of een kleinschalige bijeenkomst, jouw keuze voor een locatie heeft impact. Niet alleen op je budget, maar ook op het milieu. Door prijs én duurzaamheid naast elkaar te leggen, kom je tot een weloverwogen keuze waar je bezoekers, collega’s én de planeet blij van worden.